Outlook

Outlook es una herramienta que trabaja con el correo electrónico, podemos administrar nuestros mensajes, añadir nuevos contactos, crear grupos de contactos por diferentes motivos, asignar tareas o reuniones, podría decir que puede usarse como una agenda también, sobre todo para aquellos cuyo trabajo consiste en estar frente a una computadora la mayor parte del día.



A continuación muestro el proceso para poder acceder a Outlook con nuestra cuenta de correo electrónico, puedes usar cualquier cuenta de cualquier servidor de correo, pero es recomendable que la cuenta sea en Gmail; claro que no hay problema si se usa una cuenta de Hotmail, pero adicional tendrás que descargar un pequeños programa, no te preocupes pues Outlook automáticamente te preguntara si quieres descargarlo y no toma mucho tiempo; ahora prosigo a mostrar como iniciar sesión en Outlook.

El primer paso a seguir es abrir Outlook, generalmente este se encuentra en Inicio/Todos los programas/Microsoft Office/Outlook 2010 (Sistema Operativo de Windows 7/Microsoft Office 2010).

Muestro imágenes para guiar marcado en circulo verde:
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Ya una vez localizado y abierto el programa aparecerá una ventana del asistente de Outlook para iniciar sesión, damos clic en siguiente.

Aparecerá otra ventana para confirmar que queremos configurar una cuenta para Outlook.

Se muestran 3 opciones en negrita, pero la que nos interesa principalmente es la primera opción que esta marcada por defecto, donde tendremos que llenar los campos con nuestros datos.

Llenados los campos damos clic en Siguiente y aparecerá una ventana como la siguiente donde Outlook comenzara a confirmar nuestra cuenta y contraseña de correo.

Cuando las tres opciones se hayan comprobado se nos mostrara la misma ventana indicando que ha terminado y damos clic en finalizar.

Ahora podremos entrar a lo que es Outlook después de que aparezca una pequeña ventana de carga del programa.

Bandeja de entrada

 En ocasiones cuando abrimos Outlook con nuestra cuenta de correo electrónico podremos notar que no tenemos correos en la bandeja de entrada, para solucionar esto nos dirigimos a la cinta de opciones/ficha inicio/grupo Enviar o recibir/botón Enviar y recibir todos los correos.

En medio de la pantalla aparecerá una pequeña ventana como la siguiente, indicando que esta descargando los correos para poder mostrarlos en la bandeja de entrada (cuando hay demasiados correos esto tomará un poco de tiempo).

La bandeja de entrada se verá de esta manera y podremos revisar nuestros correos al lado derecho.

La tarea no termina ahí pues podemos organizar nuestros correos por diferentes categorías, esto es sencillo, solo damos clic en la parte superior de la bandeja donde dice "Organizar por:" y aparecerán diferentes opciones.

Agregar contactos

Podemos añadir contactos de manera sencilla; dirigimos el puntero del mouse al botón contactos que se encuentra en el panel izquierdo de la ventana de Outlook y damos clic.

En la cinta de opciones, Ficha Inicio/Grupo Nuevo encontramos tres diferentes opciones, la primera es la que usaremos dando clic en el botón Nuevo contacto.

Aparecerá una ventana donde podremos rellenar varios campos con información del contacto que vamos a agregar, eso es mas a gusto nuestro si deseamos agregar esos datos.

Cabe destacar que los puntos 1, 2 y 3 son los mas importantes. Los demás puntos también podríamos llenarlos, pero parece que seria mas para alguien que trabaje en una empresa y tenga que agregar a los miembros de distintos departamentos.

Grupos de contactos

Si en dado caso nosotros tenemos varios contactos, y queremos organizarlos en distintas categorías podemos crear un grupo de contacto, como mencionaba anteriormente en una empresa hay distintos departamentos, por lo cual seria beneficioso crear grupos.

Para hacer esto es sencillo, seguimos los pasos anteriores, pero en lugar de dar clic en el botón nuevo contacto, daremos clic en Nuevo grupo de contactos. 

Aparecerá la ventana que nos permitirá configurar el grupo.

-En el punto 1 colocaremos el nombre del grupo.

-En el punto 2 colocaremos a los integrantes del grupo.

-En el punto 3 guardaremos el grupo cuando hayamos agregado los contactos.

Hay ciertos detalles en el punto 2, ya que aparecerán 3 distintas opciones para agregar contactos.

La opcion que usaremos será la primera, desde los contactos de Outlook, ya que es mas es facil agregar los contactos que ya tenemos en la lista de Outlook.

Al dar clic sobre esta opcione aparecerá una lista con nuestros contactos, basta con dar doble clic y se agrega el nombre en una barra ubicada en la parte inferior de la ventana, al terminar de agregar nuestros contactos al grupo damos clic en aceptar.

Al haber realizado todos los pasos, la ventana tendria que verse algo como lo siguiente.

Los grupos y los contactos quedan en la misma ventana, con la diferencia que en cuando tenemos varios contactos y distintos grupos, solo tendremos que buscar el grupo donde hayamos colocado a las personas a las que queremos mandar un correo.

Mandar un mensaje de correo electrónico a través de Outlook.

Para mandar un correo electrónico a un contacto o grupo de contactos hacemos lo siguiente:

-Nos dirigimos con el puntero del Mouse al panel derecho de la ventana de Outlook, y en la parte inferior damos clic en correo.

-En la Cinta de opciones nos dirigimos a ficha Inicio/grupo Nuevo/botón Nuevo mensaje de correo electrónico.

Se muestra la ventana que nos permite editar lo que queremos mandar.

Adjuntar Archivos en un mensaje.

En un mensaje de correo electrónico podemos incluir distintos tipos de archivos entre los cuales están imagenes, musica, videos, documentos de Word, Excel, presentaciones de PowerPoint y tambien archivos ejecutables (Extencion .EXE).

Para adjuntar un archivo a un mensaje de correo hacemos lo siguiente (esto siempre dentro de la ventana del mensaje de correo electrónico):

-Nos dirigimos a la ficha Insertar de la cinta de opciones.

-Dentro del grupo Incluir damos clic a Adjuntar archivo.

Aparecerá una ventana donde podremos seleccionar el archivo que queremos adjuntar, damos clic sobre el archivo, en este caso un documento de Word y un último clic en insertar en la parte inferior de esa ventana.

La venta del mensaje mostrara que tiene un archivo adjunto.

Finalmente un clic en enviar y listo nuestro correo con archivo adjunto se mandara al destinatario.

Notas o post it.

Llamamos a post it a las pequeñas paginas amarillas que usualmente las personas colocan en la pared, son de color amarillo y tienen pequeñas tareas que se tienen que realizar y tienen que estar a la vista para acordarnos.

Outlook tiene una función muy parecida sino igual, que nos permite crear pequeños cuadros con forma de papel amarillos (pueden cambiar el color si así lo desean) que pueden contener estas tareas que tenemos realizar en el día.

• Para ello nos dirigiremos a la parte inferior izquierda en el panel donde se muestra Correo, calendario, contactos, etc.
• Veremos que hay 3 pequeños cuadros, uno tiene forma de hoja de papel con un doblez y es amarillo, damos clic en ese cuadro llamado notas.
•  Se nos mostraran distintos elementos en la cinta de opciones para poder crear y personalizar la nota.