Excel es una hoja electrónica o llamada también hoja de calculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos. Se utiliza en diferentes documentos laborales como la contabilidad, inventarios, controles de compras y ventas, facturación, lista de productos, entre muchas otras utilidades mas.
Los archivos guardados en Excel son llamados libros un libro esta formado de una o varias hojas de calculo.
Las hojas de calculo están conformadas por filas (lineas horizontales) y columnas (lineas verticales), a la intersección de una fila y una columna se le llama celda.
A continuación se muestra la ventana de Excel identificando sus partes.
- Barra de herramientas de acceso rápido
- Cinta de opciones
- Barra de titulo
- Barra de desplazamiento
- Zoom
- Vistas
- Hojas del libro
- Fila
- Columna
- Celda activa
Veamos algunos ejemplos de lo que podemos hacer con Excel.
Ocupemos la función Si
Para usar una función tenemos que indicarle a Excel que queremos hacerlo, por lo que escojemos la celda y pondremos el signo (=) esto nos permitirá escribir una formula.
La funcion Si nos ayuda a determinar si un valor es verdadero o falso.
Funciona de esta manera:
Si(Prueba_lógica;[Valor si verdadero];[Valor si falso])
Ejemplo
Digamos que tenemos una lista con nombres de personas y sus edades y queremos saber si son menores de edad o mayores de edad, con la función Si podremos hacerlo.
Los pasos a seguir serán:
- Seleccionar la celda donde queremos que aparezca el valor
- Escribimos el signo (=) para indicar el inicio de una formula a Excel seguido de la palabra Si que es la función que usaremos.
- Abrimos paréntesis, escogemos la celda de la que queremos comprobar a continuación escribimos un signo de comparación que en este caso seria >=18
- Ponemos (;) y escribimos entre comillas para indicar el valor si verdadero la palabra "Mayor"
- Volvemos a poner (;) y escribimos entre comillas para indicar el valor si falso la palabra "Menor"
- Cerramos el paréntesis y presionamos Enter.
Y nos mostrará si el valor es verdadero o falso, o en este caso si es mayor de edad o menor de edad.
Buscar y reemplazar
Estoy es muy útil, ya que nos permite modificar o reemplazar una palabra dentro de un rango de celdas.
Por ejemplo digamos que tienes una tabla llena de muchos registros, y en una columna deber reemplazar una palabra que se repite muchas veces, para ahorrarte el tiempo de ir palabra por palabra hacemos lo siguiente.
- Seleccionamos el rango de celdas
- En la ficha Inicio, grupo modificar damos clic en buscar y seleccionar
- Damos clic en el botón Reemplazar
- Escribimos la palabra que queremos reemplazar
- Escribimos la nueva palabra con la que vamos a reemplazar la anterior
- Y damos clic en reemplazar todos
Insertar un gráfico.
Un gráfico es una manera de presentar los datos de manera sencilla y que se puedan interpretar los datos fácilmente.
Para insertar un gráfico:
- Seleccionamos una tabla de datos hecha previamente no olvidando los encabezados
- Nos vamos a la ficha insertar de la cinta de opciones
- Nos dirigimos al Grupo Gráficos
- Escogemos el gráfico que mejor nos parezca y le damos clic
Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son otra forma de presentar datos, se puede configurar de distintas maneras para mostrar los datos y registros según se necesite.
Para insertar una tabla dinámica hacemos lo siguiente.
- Nos dirigimos a la ficha Insertar, grupo Tabla
- Damos clic en Tabla dinámica y escojemos tabla dinámica de entre las dos opciones que se nos muestran, pues es la que usaremos
- Seleccionaremos el rango en el que se encuentra nuestra tabla y escogemos si queremos la tabla en la misma hoja o en una hoja distinta
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